Ihr Team nutzt KI längst – die Frage ist nur, welche
Fast jede dritte Person, die bei der Arbeit KI nutzt, greift zu Werkzeugen, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt. Warum Verbote dagegen wenig helfen und ein gutes eigenes Angebot viel.
Viele Unternehmen diskutieren noch, ob und wie sie KI einführen wollen. Ihre Mitarbeitenden haben die Frage für sich oft längst beantwortet. Sie formulieren E-Mails mit ChatGPT, lassen sich Protokolle zusammenfassen oder übersetzen Angebote – mit dem Zugang, den sie privat ohnehin haben.
Das ist keine Vermutung. Das Institut der deutschen Wirtschaft hat im Frühjahr knapp 5.000 Beschäftigte befragt. Von denen, die bei der Arbeit KI nutzen, greifen 29 Prozent zu Werkzeugen, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Die Studie trägt einen treffenden Titel: „Schatten-KI: Beschäftigte sind schneller als ihre Betriebe“.
Schatten-KI ist ein Signal, kein Fehlverhalten
Der erste Reflex vieler Geschäftsführungen ist ein Verbot. Das ist verständlich, denn mit jeder kopierten Kundenmail verlassen Daten das Unternehmen. Aber ein Verbot ändert wenig daran, dass die Menschen ein echtes Problem lösen wollen: zu viel Text, zu wenig Zeit.
Ich lese Schatten-KI deshalb vor allem als Hinweis. Sie zeigt sehr genau, wo im Alltag Arbeit liegt, die sich vereinfachen lässt. Wer wissen will, wo sich die ersten sinnvollen Anwendungen finden, sollte zuerst fragen, wofür die Kolleg:innen KI heimlich schon benutzen.
Was stattdessen hilft
Ein offizielles Werkzeug, das wirklich gut ist. Wenn das erlaubte Angebot schlechter ist als der private Zugang, gewinnt der private Zugang. So einfach ist das.
Wenige, klare Regeln. Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Was muss vor dem Versand geprüft werden? Eine Seite reicht. Laut Bitkom hatte im vergangenen Jahr nicht einmal jedes vierte Unternehmen überhaupt Regeln für die KI-Nutzung festgelegt.
Ein Gespräch ohne Vorwurf. Fragen Sie Ihr Team, wofür es KI nutzt und was dabei hilft. Wer dafür Ärger befürchtet, wird nichts erzählen. Wer Neugier spürt, liefert Ihnen die besten Ideen für die nächsten Monate.
Jemanden, den man fragen kann. Unsicherheit entsteht oft im Kleinen: Darf ich das hier hochladen? Eine Ansprechperson beantwortet solche Fragen in zwei Minuten und verhindert so mehr Fehler als jede Richtlinie.
Vom Schatten ins Licht
Die gute Nachricht an der Schatten-KI: Die Bereitschaft ist da. Die Menschen wollen mit KI arbeiten, sie haben es schon gelernt, oft ganz ohne Schulung. Das ist ein Vorsprung, den viele Unternehmen gar nicht bemerken.
Die Aufgabe der Führung ist nicht, diese Energie zu bremsen. Sie besteht darin, ihr einen sicheren Rahmen zu geben – und aus vielen einzelnen Versuchen eine gemeinsame Arbeitsweise zu machen.